ourtree.dk Gå på opdagelse i din slægtshistorie

Privatlivspolitik

På denne side finder du informationer om ourtree.dks privatlivspolitik

 

Privatlivspolitik for Ourtree.dk

Ourtree.dk er en webside for slægtsforskere. I driften af Ourtree.dk indgår personoplysninger om både kontohaverne (brugerne) og de personer, der er registreret i et slægtstræ. Det centrale element i Ourtree.dk er en database med oplysninger om såvel afdøde som (i mindre omfang) levende enkeltpersoner. Ourtree.dk stilles til rådighed for både aktiv slægtsforskere og passive interesserede i slægtsforskning, når de har oprettet en brugerkonto. Ourtree.dk fører ikke kontrol med det indhold, som kontohaverne publicerer på websiden, men Ourtrees dataansvarlige håndterer henvendelser om det publicerede indhold. Ourtree.dk skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har Ourtree.dk udformet denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi lovligt og i en gennemsigtig proces behandler personoplysninger. Ourtree.dk behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål ud fra Ourtree.dk’s legitime interesser. Om indehaverne af en brugerkonto behandler Ourtree.dk kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål. Disse oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige – eller når den registrerede bruger beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Ourtree Family Research Association (Ourtree.dk) er dataansvarlig. Vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

Kontaktperson: Mads Helle
Adresse: Østre Stationsvej 41M, Odense C
Mail: support@ourtree.dk
Hjemmeside: ourtree.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Kontohaveroplysninger
  • Ved oprettelse af brugerkonto – som er gratis – kræves disse almindelige personoplysninger: Brugernavn, personnavn og mailadresse
  • Registreringsformularen indeholder også et felt til oplysning om postadresse, men udfyldelse af dette felt er ikke en forudsætning for oprettelse af brugerkonto.
  • Til brugerkontoen knyttes ikke andre data.
Oplysninger om frivillige
  • Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og mailadresser.
  • Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til Ourtree.dk registreres.
  • Følsomme personoplysninger registreres ikke.

Her indsamler vi oplysninger fra

  • Ourtree.dk er ikke selv aktiv indsamler af slægtsdata.
  • Ourtree.dk modtager oplysninger om kontohaverne, som leveres af brugerne selv ved oprettelse af en brugerkonto.
  • Det på Ourtree.dk publicerede indhold er leveret af kontohaverne. Publiceringen sker enten ved indlæsning af en samlet fil i det internationale standardformat for slægtsforskning, GedCom, eller gradvis ved direkte indtastning af slægtsdata fra historiske kilder, interviews eller som kvalificeret tolkning af indsamlede data.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Ourtree.dk behandler kontohavernes personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om kontohaverne er:
  • At Ourtree.dk har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger.
  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig.
  • At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger.
  • At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger.
Formålene med at behandle oplysninger om Ourtree.dk’s kontohavere er:
  • At behandle kontohaveroplysninger – herunder at tage direkte kontakt til kontohaveren eller sende nyhedsbrev.
  • At drive Ourtree.dk’s aktiviteter som database og forum for slægtsforskning, herunder dialog om brug og indhold, planlægning af tiltag og opfølgning. På websidens forum optræder kontohaverne med brugernavn. Kontohaverne beslutter selv, om de vil optræde med deres egentlige personnavn.
  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven.
  • At administrere kontohavernes relation til Ourtree.dk.
Formålene med at behandle oplysninger om medvirkende frivillige er:
  • At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i Ourtree.dk.
  • At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder udsendelse af information.
  • At opfylde lovgivning.
  • At administrere den frivilliges relation til Ourtree.dk.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

Ourtree.dk publicerer data fra slægtsforskning. Databasen indeholder data om såvel afdøde som levende enkeltpersoner. Ved publicering af slægtsdata forventes kontohaverne at følge nedenstående guide:

Guide til publicering af slægtsdata Nulevende personer Afdøde personer
Ikke-følsomme oplysninger
Navn, Fødselsdato og -sted, Dødsdato og -sted, Dato for ægteskab, Navn på ægtefælle, Nærmeste familie, evt. i form af familietræ, Øvrige basale stamoplysninger
Kan offentliggøres af slægtsforskere. Dog har personen selv begrundet indsigelsesret overfor publicerende kontohaver eller Ourtree.dk’s datakontaktperson. Kan offentliggøres af slægtsforskere
Følsomme personoplysninger
Foto af personen, Trosretning, Adoption, Sociale forhold, Seksuel orientering, Helbredsmæssige forhold, Straffemæssige forhold, Andre rent private forhold
Kan offentliggøres alene med udtrykkeligt samtykke fra den pågældende person. Kan offentliggøres 10 år efter, at den pågældende person er død.


I det omfang Ourtree.dk behandler kontohavernes egne personoplysninger, sker det alene på baggrund af Ourtree.dk’s berettigede og legitime interesser, som er:
  • At håndtere kontohaverens brugerrettigheder i henhold til websidens brugerbetingelser.
  • At kontohaveren kan opfylde sine forpligtelser som bruger af Ourtree.dk.
  • At kunne planlægge og afholde arrangementer og aktiviteter.
  • At kunne varetage kontakt med kontohaverne om for eksempel redigering af deres indtastede data med henblik på overholdelse af lovgivning og andre emner vedrørende drift af Ourtree.dk.
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.


Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig som kontohaver, kan det ske på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af kontohavernes personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om kontohaverne til personer, foreninger, institutioner, virksomheder, myndigheder eller andre uden for Ourtree.dk.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Ourtree.dk har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler personoplysninger om indehavere af brugerkonto, frivillige eller personer registreret som led i brugernes slægtsforskning:

  • Kontohavere: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter, at dit konto er ophørt.
  • Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter, at dit frivillige arbejde er ophørt.
  • Opbevaring: Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel kontohavere som frivillige til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
  • Personer i slægtsforskning: Den registrerede slægtsforskning foretager Ourtree.dk som udgangspunkt ikke indgreb i, da det forventes, at kontohavere overholder lovgivningen. Såfremt kontohavere ikke overholder lovgivningen, vil Ourtree.dk efter anmodning foretage den nødvendige vurdering af publicerede data og om nødvendigt foretage sletning eller redaktion..
  • Dine rettigheder: Når vi behandler oplysninger om dine brugerdata, har du jævnfør persondataforordningen en række rettigheder:
    • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (oplysningspligt).
    • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret).
    • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse).
    • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt).
    • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring, hvilket imidlertid ikke er nødvendigt, da vi ikke udleverer oplysninger om indehavere af brugerkonto.
    • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet). Ourtree.dk vil være behjælpelig med oprettelse af en GedCom-fil, såfremt du ønsker at flytte dine slægtsforskningsdata til en anden platform.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger som indehaver af en brugerkonto, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger som registreret i slægtsforskning, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt og så vidt muligt i samarbejde med den kontohaver, der har registreret data om dig. Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Ourtree.dk forbeholder sig ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når privatlivspolitikken ændres, ændres også datoen nederst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil kontohaverne modtage meddelelse herom. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside. Udgivelsesdato: 15-11-2020.